Zapytanie ofertowe
Beneficjent:KC Consulting Jerzy Wawryszczuk
Program:Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka
Działanie: 8.2 „Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B”
Tytuł projektu:„Wdrożenie internetowego systemu klasy B2B integrującego procesy elektronicznej wymiany danych i informacji między firmą KC Consulting Jerzy Wawryszczuk, a partnerami.”
Umowa nr:UDA-POIG.08.0200-30-058-14/00
W związku z realizacją wskazanego projektu dofinansowanego ze środków EFRR beneficjent składa poniższe zapytanie ofertowe dotyczące:
I. Przygotowania aplikacji B2B obejmującej moduły:
1) Zakup licencji na aplikację informatyczną - moduł alterujący zużycie materiałów eksploatacyjnych
2) Zakup licencji na aplikacje informatyczną - moduł księgowy
3) Zakup licencji na aplikacje informatyczną- moduł monitoringu zamówień
4) Zakup licencji na aplikacje informatyczną - moduł rozliczeniowy
5) Zakup licencji na aplikacje informatyczną- moduł archiwizacji
6) Zakup licencji na aplikacje informatyczną moduł monitoringu rentowności urządzeń
7) Zakup licencji na aplikacje - moduł monitoringu awarii i błędów urządzeń
8) Zakup licencji na aplikacje informatyczną - moduł raportowania zadań
9) Zakup licencji na aplikacje informatyczną- moduł ofertowania, kosztorysowania i sprzedaży
10) Zakup licencji na aplikacje informatyczną - moduł interfejsu dla partnerów
II. Szczegóły dotyczące poszczególnych modułów w odniesieniu do zapytania:
1. Zakup licencji na aplikację informatyczną - moduł alterujący zużycie materiałów eksploatacyjnych.
Opis: Analogicznie jak w monitoringu awarii i błędów to podwykonawca –
za pośrednictwem specjalnych aplikacji monitorujących stan wykorzystania materiałów eksploatacyjnych wydzierżawionych przez Wnioskodawcę urządzeń (papieru, tuszu/tonera) – uzyska z wyprzedzeniem informacje o zapotrzebowanie na uzupełnienie rzeczonych materiałów. Moduł ten wyeliminuje zbędny kontakt telefoniczny i mailowy, czyli tradycyjny obieg informacji z zaangażowaniem Wnioskodawcy. Dotychczas usługobiorca był zmuszony samodzielnie dopilnować stanu zużycia materiałów, zlecać uzupełnienie Wnioskodawcy i – dalej – Wnioskodawca podwykonawcom, co generuje straty czasu, konieczność większego zaangażowania czynnika ludzkiego i może w skrajnych przypadkach doprowadzić do przestojów w płynności działalności odbiorców usług finalnych.
2. Zakup licencji na aplikację - moduł monitoringu awarii i błędów urządzeń:
Opis: Moduł, w przypadku wystąpienia awarii bądź błędu dostarczonego sprzętu, wysyła bezpośrednio do podwykonawców informację o zdarzeniu, przy czym dookreśla obszar, w którym ono nastąpiło. Dzięki temu odpowiedzialny za serwis sprzętu podwykonawca wie, z jakiego rodzaju błędem/awarią ma do czynienia i błyskawicznie dostosować może dalsze kroki, wliczając konieczność dotarcia do usługobiorcy i dokonania napraw. Dokładna identyfikacja zdarzenia pozwoli znacznie przyspieszyć działania serwisu i, jeśli problem nie okaże się na tyle poważny, naprawę „na miejscu” bez konieczności przetransportowania urządzenia do dalszej diagnostyki i dokonania napraw zamiejscowo. Rozwiązanie takie pozwoli zaoszczędzić na czasie i ograniczyć koszty transportu i przyspieszy naprawę. Wnioskodawca otrzyma równocześnie informację zwrotną o wystąpieniu zdarzenia, jego identyfikacji i podjętych krokach, co uzyska odzwierciedlenie w dokumentacji należności Wnioskodawcy i podwykonawcy dla uzasadnienia kosztów wykonanej usługi serwisowej. Moduł zapewni zabezpieczenie jakości działań biznesowych zapewniając bieżące informowanie o powstałych utrudnieniach w trzech obszarach: klienta, partnera i Wnioskodawcy.
3. Zakup licencji na aplikacje informatyczną - moduł interfejsu dla partnerów
Opis: Moduł-platforma internetowa z opracowanym interfejsem stanowić będzie miejsce dostępu do systemu teleinformatycznego. Warunkiem skorzystania z platformy jest dostęp do Internetu przez dowolną przeglądarkę. Obszar, po jakim partner może poruszać się w zakresie platformy ustalany jest przez Wnioskodawcę w ramach zarządzania użytkownikami. Każdy biorący udział w projekcie partner uzyska dostęp do tworzonej aplikacji poprzez własne, indywidualne konto. W ten sposób Wnioskodawca otrzyma możliwość wprowadzania wszelkich danych odnośnie pozyskiwanych klientów, sprzedanych produktów, czy pojawiających się w zamówieniach modyfikacji. Za pośrednictwem platformy otrzyma również możliwość generowania elektronicznych dokumentów w standardzie EDI. Każda informacja istotna z punktu realizowanych procesów biznesowych zostanie przekazana partnerom-pośrednikom w ramach dostępu do aplikacji. Moduł ma za zadanie usprawnienie realizacji wszystkich procesów stanowiących przedmiot zainteresowania współpracy przedsiębiorstw w ramach przedmiotowego projektu.
4. Zakup licencji na aplikację informatyczną - moduł księgowy.
Opis: Moduł spełnia wymogi Ustawy o rachunkowości w zakresie zapisów księgowych prowadzonych w formie elektronicznej. Moduł będzie zaprojektowany w taki sposób, aby automatyzować wpisy do dziennika
i identyfikować osoby odpowiedzialne za treść zapisu. Moduł ma na celu wspierać sprawdzanie poprawności przetworzenia i kompletności
oraz identyczności zapisów. Obracane dane będą chronione, co zapewni ich niezmienność przez okres przechowywania. Odpowiednie algorytmy automatycznie odzwierciedlą rejestrowane zdarzenia gospodarcze na właściwe konta oraz dzienniki księgowań. Ścisłe zintegrowanie z pozostałymi elementami
– modułami całego systemu Wnioskodawcy pozwolą zminimalizować pracę potrzebną do prowadzenia ksiąg. Moduł umożliwi prowadzenie rejestru zakupu oraz rejestru sprzedaży objętej VAT. Pogrupowanie dokumentów w rejestry VAT umożliwi wykonanie szeregu zestawień i raportów, a także sporządzenie deklaracji VAT-7, czy VAT-UE. Możliwe będzie również wystawienie deklaracji
CIT-2. Korzyścią z modułu będzie optymalizacja procesów księgowych
i automatyzacja obsługi dokumentów, spójny system przepływu danych
i dokumentów pochodzących z różnych działów bezpośrednio do księgowości.
5. Zakup licencji na aplikację informatyczną - moduł raportowania zadań.
Opis: Podstawowym celem modułu raportowania zadań będzie wspomaganie zarządzania pracami realizowanymi przez poszczególnych pracowników i firmę. Dzięki możliwości generowania indywidualnych raportów, ułatwi on również organizowanie własnych prac przez samych pracowników. Zadania wykonywane przez firmę będą dowolnie grupowane i organizowane w strukturę drzewiastą. Dzięki temu rozwiązaniu będą mogły zostać przydzielane indywidualnie lub grupom pracowników, którzy następnie rejestrować będą sprawozdania z postępów prac. Dane zgromadzone w systemie można będzie następnie analizować na wiele sposobów, na przykład pod względem obciążenia zasobów ludzkich czy też pod kątem podsumowania zadań z bieżącego zlecenia. Raporty przesyłane w obrębie systemu przyczynią się do efektywniejszego kolejkowania zadań, a mianowicie segregacji pod względem priorytetowości ich realizacji. Raporty umożliwią statystyczne zobrazowanie jak w ciągu roku rozkłada się obłożenie zleceniami, żeby móc dobrze zaplanować działania organizacyjne w firmie. Moduł będzie odpowiedzialny za funkcję raportowania wszelkich problemów technicznych wewnątrz firmy i dotyczących automatycznego księgowania oraz importu/eksportu danych między partnerami a wnioskodawcą, dzięki czemu będzie możliwe sprawowanie efektywniejszej kontroli nad stabilnością obiegu dokumentów. Moduł będzie działał w powiązaniu z większością modułów odpowiedzialnych za obieg danych w systemie.
6. Zakup licencji na aplikację informatyczną- moduł monitoringu zamówień
Opis: Moduł znacznie usprawni proces sprzedaży. Umożliwi bezpośrednie przekierowanie złożonej dyspozycji do systemu informatycznego partnera, bez konieczności ręcznego wprowadzania parametrów zamówionych usług, co
do tej pory generowało wiele błędów wynikających z wysokiego udziału czynnika ludzkiego w realizowanych transakcjach. Dane dotyczące zamówień wprowadzane będą za pomocą udostępnionego portalu przez zalogowanego partnera-pośrednika. Dane wprowadzone do systemu teleinformatycznego zostaną zarejestrowane w systemie Wnioskodawcy i odpowiednio skategoryzowane. Pozytywne zweryfikowanie powyższych danych skutkuje automatycznym przekazaniem przez aplikację parametrów zamówienia usługi do dostawcy w celu realizacji zlecenia. Jednocześnie do zamawiającego zostanie wysłane potwierdzenie wejścia w etap przystąpienia do wykonania zamówienia. Podejście do każdego zamówienia jako odrębnego zlecenia,
a także ciągłe zmiany w składanych zamówieniach (rezygnacje, modyfikacje, zmiany warunków, opóźnienia płatności) w dużym stopniu komplikuje proces realizacji zamówień, gdyż system musi rozdysponować poszczególne polecenia
i potwierdzenia do różnych partnerów.
7. Zakup licencji na aplikację informatyczną- moduł rozliczeniowy.
Opis: Moduł ma za zadanie zarządzanie realizowanymi procesami biznesowymi od strony finansowo-księgowej. Jego główne funkcje, to: naliczanie płatności, generowanie e-faktur, nadzór nad należnościami (status zapłacono/nie zapłacono). Wszelkie dokumenty finansowe będą tworzone w standardzie EDI. Takie działania nadadzą im status równoważny jak w przypadku dokumentów analogowych. Ma to szczególne znaczenie dla ograniczenia wykorzystywanego czasu pracowników (ciągłe śledzenie statusu usług wpływającego na wielkość wynagrodzenia za usługę/produkt, koszty związane z przekazem faktur, czas obiegu dokumentów analogowych, znacznie oddalający mement spłaty zaciągniętych zobowiązań). Funkcjonalnością modułu będzie system automatycznego naliczania marż i premii dla podwykonawców, o których powiadomienia przesyłane są w czasie rzeczywistym do partnerów-podwykonawców. Moduł będzie obsługiwał także rozliczanie delegacji (w tym kosztów eksploatacyjnych pojazdów i innych kosztów związanych z transportem) podwykonawców w ramach obsługi partnerów – odbiorców usług finalnych. Moduł ma na celu usprawnienie dokonywanej do tej pory w czaso-
i kapitałochłonny, tradycyjny sposób wymiany informacji miedzy partnerami. Transfer informacji o ofertach i kosztorysowaniu zadań dokonywany będzie drogą elektroniczną, co zapewnia oszczędność czasu i wgląd partnerów w kompletną dokumentację w czasie rzeczywistym. Implementacja owego modułu przyczyni się do podniesienia efektywności pracy przez szybki dostęp do informacji statystycznych, a co za tym idzie zwiększenia sprzedaży poprzez dostęp do kluczowych informacji na temat zachowania partnerów (kontrola napływu danych do rozliczenia). Moduł będzie ściśle współpracował
z większością modułów aplikacji B2B przedsiębiorstwa KC CONSULTING, ze szczególnym uwzględnieniem modułu księgowego.
8. Zakup licencji na aplikację informatyczną - moduł archiwizacji
Opis: Moduł archiwizacji zapewni długookresową rejestrację zmiennych procesowych. Cechować go będzie bardzo duża wydajność i niezawodność. Moduł będzie realizował podstawowy tryb pracy tj. archiwizacja ciągła
z zadanymi kwantami rejestracji. Moduł zapewni również bezpieczne przechowywanie elektronicznych dokumentów. Każdy dokument zostanie zarchiwizowany bez żadnych modyfikacji. Moduł zagwarantuje pełne bezpieczeństwo przechowywanych materiałów. Dokumenty zostaną posegregowane w sposób umożliwiający łatwe dotarcie do każdego pliku. System w ramach modułu archiwizacji dokumentów umożliwi przeglądanie dokumentów przez większą liczbę użytkowników naraz. Moduł jest niezbędny ze względu na ilość informacji będących przedmiotem wymiany między przedsiębiorstwami. Co więcej, dalsza współpraca warunkowana jest wcześniejszymi dokonaniami biznesowymi, które wpływają na opracowywane strategie rozwoju współpracy między firmami. Chcąc efektywnie zarządzać stosunkami biznesowymi z partnerami, koniecznym jest stworzenie archiwum dokumentującego dotychczasowe działania. Zabezpieczenia zastosowane w module odnośnie danych osobowych klientów muszą spełniać standardy wyznaczone przez GIODO w zakresie danych osobowych, określone na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
(t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.). Moduł archiwizacji wymaga ścisłej integracji ze wszystkimi pozostałymi modułami, co zapewni pełen dostęp do dotychczasowych danych będących przedmiotem obiegu między przedsiębiorstwami w ramach aplikacji B2B.
9. Zakup licencji na aplikację informatyczną moduł monitoringu rentowności urządzeń
Opis: Moduł ten wykorzysta oprogramowanie drukarek – aplikację służącą równocześnie do monitoringu awarii i błędów oraz monitoringu materiałów eksploatacyjnych urządzeń (drukarek). Moduł będzie zbierał i analizował dane odnoszące się do kosztów utrzymania i serwisowania poszczególnych dostarczanych usługobiorcom jednostek (drukarek), częstotliwości występujących wśród nich błędów i awarii. Na bazie tych informacji moduł wygeneruje automatycznie monity, na podstawie których Wnioskodawca będzie dysponował danymi o konkretnych urządzeniach ze szczególnym uwzględnieniem tych, które odbiegają od normy, generując większe niż zakładane koszty (ponadprzeciętne zużycie tuszu/tonera względem urządzeń tej samej marki i modelu o podobnym przebiegu, awarie i błędy wymagające nazbyt częstego serwisowania itp.). Zebrane raporty pomogą przedsiębiorstwu KC CONSULTING w podjęciu decyzji o ewentualnej wymianie urządzeń – jeśli będą one generowały znaczne koszty eksploatacyjne – lub o podjęciu innych kroków racjonalizatorskich.
10. Zakup licencji na aplikację informatyczną- moduł ofertowania, kosztorysowania i sprzedaży
Opis: Moduł, którego działanie da możliwość przedłożenia oferty zainteresowanym stronom oraz sporządzenia kosztorysu całej inwestycji
w oparciu o wybrane priorytety. Za pomocą modułu możliwe będzie zdefiniowanie przez klienta wybranych, w jego ocenie najważniejszych komponentów, w oparciu, o które moduł wystosuje odpowiednią ofertę klientowi poszukującemu pożądanego rozwiązania. Dzięki wdrożeniu takiego rozwiązania zdecydowanie zostanie ograniczony czas wymagany do obsługi klienta, ponieważ większość rzeczy będzie mógł zrobić przez interfejs sam klient
i podane przez niego dane będą od razu wprowadzone do systemu, w związku z czym Wnioskodawca i podwykonawcy uzyskają spójny stan wiedzy, dotyczący zapotrzebowania usługobiorcy, a na podstawie zgłaszanego zapotrzebowania do usługobiorcy zostaną dostosowane konkretne oferty. Moduł ma za zadanie wspomagać proces obiegu dokumentów przez eliminację tradycyjnych form przekazywania informacji. Moduł będzie ściśle współpracował z modułem monitoringu zamówień i modułem interfejsu użytkownika.
III. Przeprowadzenia działań wdrożeniowych, konfiguracyjnych, instalacyjnych i testowych poszczególnych modułów:
IV. Przeprowadzenie działań wdrożeniowych, konfiguracyjnych i testowych całego systemu B2B :
Wszelkie uwagi i pytania prosimy kierować do:
Pana Jerzego Wawryszczuka
telefon: +48 604 638 597
e-mail: jw@kc.com.pl
Uwagi:
| Beneficjent nie przyjmuje ofert częściowych. |
| Składana oferta musi obejmować realizację całości wskazanych w zapytaniu działań. |
| Wybór najkorzystniejszej oferty względem kryterium: 100% cena. |
| Elementy, jakie musi zawierać oferta: - nazwa i adres oferenta, - data sporządzenia oferty, - termin ważności oferty, - podpis oferenta wraz z pieczątką firmową, - cenę netto oraz cenę brutto w odniesieniu do każdej pojedynczej pozycji przedstawionej w poniższej tabeli „Harmonogram działań” załączonej do przedmiotowego zapytania ofertowego. |
| Termin składania ofert upływa: 08.07. 2014 r. o godzinie 23:59. |
Tabela: Harmonogram działań
| LP | Nazwa | Termin realizacji | Cena netto (zł) | Cena brutto (zł) |
| Etap I: | ||||
| 1 | Zakup licencji na aplikację informatyczną - moduł alertujący zużycie materiałów eksploatacyjnych | 01.07.2014-31.10.2014 |
|
|
| 2 | Usługa wdrożeniowa dotycząca instalacji, konfiguracji oraz parametryzacji modułu alertującego zużycie materiałów eksploatacyjnych | 01.07.2014-31.10.2014 |
|
|
| 3 | Zakup licencji na aplikację - moduł monitoringu awarii i błędów urządzeń | 01.07.2014-31.10.2014 |
|
|
| 4 | Usługa wdrożeniowa dotycząca instalacji, konfiguracji oraz parametryzacji modułu monitoringu awarii i błędów urządzeń | 01.07.2014-31.10.2014 |
|
|
| 5 | Zakup licencji na aplikację informatyczną - moduł interfejsu dla partnerów | 01.07.2014-31.10.2014 |
|
|
| 6 | Usługa wdrożeniowa dotycząca instalacji, konfiguracji oraz parametryzacji modułu interfejsu dla partnerów | 01.07.2014-31.10.2014 |
|
|
| Etap II: | ||||
| 1 | Zakup licencji na aplikację informatyczną - moduł księgowy | 01.11.2014-31.01.2015 |
|
|
| 2 | Usługa wdrożeniowa dotycząca instalacji, konfiguracji oraz parametryzacji modułu księgowego | 01.11.2014-31.01.2015 |
|
|
| 3 | Zakup licencji na aplikację informatyczną - moduł raportowania zadań | 01.11.2014-31.01.2015 |
|
|
| 4 | Usługa wdrożeniowa dotycząca instalacji, konfiguracji oraz parametryzacji modułu raportowania zadań | 01.11.2014-31.01.2015 |
|
|
| Etap III: | ||||
| 1 | Zakup licencji na aplikację informatyczną- moduł monitoringu zamówień | 01.02.2015-30.04.2015 |
|
|
| 2 | Usługa wdrożeniowa dotycząca instalacji, konfiguracji oraz parametryzacji modułu monitoringu zamówień | 01.02.2015-30.04.2015 |
|
|
| 3 | Zakup licencji na aplikację informatyczną- moduł rozliczeniowy | 01.02.2015-30.04.2015 |
|
|
| 4 | Usługa wdrożeniowa dotycząca instalacji, konfiguracji oraz parametryzacji modułu rozliczeniowego | 01.02.2015-30.04.2015 |
|
|
| 5 | Zakup licencji na aplikację informatyczną - moduł archiwizacji | 01.02.2015-30.04.2015 |
|
|
| 6 | Usługa wdrożeniowa dotycząca instalacji, konfiguracji oraz parametryzacji modułu archiwizacji | 01.02.2015-30.04.2015 |
|
|
| 7 | Testy wydajnościowe oraz obciążeniowe całego systemu | 01.02.2015-30.04.2015 |
|
|
| Etap IV: | ||||
| 1 | Zakup licencji na aplikację informatyczną moduł monitoringu rentowności urządzeń | 01.05.2015-31.07.2015 |
|
|
| 2 | Usługa wdrożeniowa dotycząca instalacji, konfiguracji oraz parametryzacji modułu monitoringu rentowności urządzeń. | 01.05.2015-31.07.2015 |
|
|
| 3 | Zakup licencji na aplikację informatyczną- moduł ofertowania, kosztorysowania i sprzedaży | 01.05.2015-31.07.2015 |
|
|
| 4 | Usługa wdrożeniowa dotycząca instalacji, konfiguracji oraz parametryzacji modułu ofertowania, kosztorysowania i sprzedaży | 01.05.2015-31.07.2015 |
|
|
| 5 | Usługa konfiguracji oraz parametryzacji całej aplikacji informatycznej | 01.05.2015-31.07.2015 |
|
|
| Cena całkowita |
|
| ||
………………………………………..
podpis
